Je wilt je lezer natuurlijk aanspreken met je tekst. Dat doe je door te beginnen met iets herkenbaars voor hem/haar. ‘We hebben uw klacht in goede orde ontvangen’ is dat niet echt. Maar ‘U schrijft ons dat uw kraan al drie weken lekt’ wel. Dan denkt je lezer namelijk ‘dat klopt!’. Je aanwennen om zo je teksten te beginnen levert je drie voordelen op.

1. Je schrijft eigentijds

Hoe lang gebruiken we al ‘naar aanleiding van’ (of ‘na aanleiding van’ zoals veel mensen schrijven) en ‘met betrekking tot’? Precies: veel te lang. Tijd dus om die op te ruimen. Bovendien passen dat soort uitdrukkingen eigenlijk niet bij een direct medium als mail. En al helemaal niet bij je lezers van 45 jaar en jonger (ik ben zelf 44 :)).

 

2. Het werkt altijd

Of je nu een mail schrijft, notulen of een notitie, je kunt altijd je tekst beginnen met een zin waarbij je lezer denkt ‘dat klopt’. Kijk maar naar de voorbeelden hieronder. Beginnen is dus geen probleem meer.

• Mail: Ik heb u vanochtend aan de telefoon beloofd om uw inschrijving nog even per mail te bevestigen. (‘dat klopt’)
• Notulen: Het MT heeft vorige maand besloten om PZ uit te breiden met 1 fte. (‘dat klopt’)
• Notitie: U hebt vorig jaar akkoord gegeven voor het project Ziekteverzuim omlaag. (‘dat klopt’)

 

3. Je kunt na deze eerste zin veel makkelijker doorschrijven

Niet onbelangrijk: als de kop eraf is kun je ook nog verder met je tekst. Blijf vooral zinnen maken in de stijl van ‘wie doet wat’ (actieve zinnen).

• Mail: In de bijlage vindt u de bevestiging. Hartelijk dank voor uw inschrijving en we zien u graag op…!
• Notulen: PZ heeft de vacature inmiddels uitgezet en start begin december met de sollicitatiegesprekken.
• Notitie: Inmiddels is het project afgerond en bent u benieuwd naar de resultaten.

 

Deze blog staat ook op icm.nl

• Vorige
• Volgende